建設会社の業務システム導入で
「消してはいけない作業」とは
業務システムを導入するとき、多くの会社が「入力を1回にする」「重複作業をなくす」ことを目的にします。ただ、StoneMileが自社の出面管理をシステム化する過程で気づいたのは、その重複作業自体に意味がある場合があるということでした。
この記事の要点
・職人と経理が別々に出面を記録していたのは、単なる二度手間ではなく相互確認の仕組みでした
・効率化の前に、その作業がなぜ存在しているのかを確認する必要があります
・入力の手間は減らしつつ、確認の役割は残すという両立が可能です
一見無駄に見える作業には理由がある
StoneMileでは、職人が申告する出面と、会社側が把握している出面を、これまで別々に記録していました。同じことを二回記録しているように見えますが、この二つを照らし合わせることで、1日勤務のはずが半日になっている、現場が違う、残業時間が違う、といった食い違いを見つけることができていました。
自動化の方向性としては正しく見えても
職人の入力をそのまま経理側の記録として使えば、入力は一回で済み、二重入力もなくなります。システム化の方向性としては、その方が正しいように見えます。
ただ、それでは職人側と会社側を照らし合わせるという確認の機能まで消えてしまいます。
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『なぜあるのか』を考えてから消す
業務改善では、入力を一回にする、自動化する、人の作業をなくす、という方向に進みがちです。それ自体は間違いではありません。
ただ、その作業がなぜ存在しているのかを理解しないまま消してしまうと、本来そこで行われていた確認まで一緒に消えてしまうことがあります。
入力は減らす、確認は残す
StoneMileの出面管理システムでは、職人側と経理側の記録をあえて分けて残し、入力の手間だけを減らす形にしました。
効率化とは、すべてを一つにまとめることではなく、必要な確認を残しながら無駄な部分だけを減らすことだと考えています。
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