Excel管理をやめる前に確認したい。
建設会社の表に隠れている業務ルール
長年使ってきたExcelをそのままシステムに置き換えようとして、うまくいかないという話をよく聞きます。StoneMileが出面管理をアプリ化したときも、表の見た目ではなく、その裏にあるルールを引き継ぐことが重要でした。
この記事の要点
・Excelの表には、元請け・現場・単価・残業・手当・請求ルールなど、多くの業務情報が詰まっています
・引き継ぐべきは表の見た目ではなく、「この会社ではどう仕事を処理しているか」というルールです
・ルールを言葉にできて初めて、システムとして再現できます
Excelの見た目を再現することが目的ではない
StoneMileでも、出面管理をアプリ化する前は、職人側でExcel、社内ではGoogleスプレッドシートとApps Scriptを使っていました。
ただ、システム化にあたって、既存のExcelの見た目をそのまま再現したかったわけではありません。
表に埋まっている情報
・元請け
・現場
・職人
・単価
・残業
・各種手当
・請求ルール
これらは、実際の業務で使っている情報やルールそのものです。表の形を真似るのではなく、この中身を正しく引き継ぐ必要があります。
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『どう処理しているか』を言葉にする
引き継ぎたかったのは、表の形ではなく、「この会社ではどう仕事を処理しているのか」という業務ルールです。データや計算方法は活かしながら、使いやすい画面に作り直す。そこを意識しました。
会社独自のルールほど、表からは読み取れない
StoneMileには、特定の条件で加算する「面倒見手当」という社内ルールがあります。同じ日・同じ現場に他の職人が入っている場合に、その人数に応じて手当を計算する仕組みです。さらに、職人への支払には加算するが、元請けへの請求には加算しない、という条件もあります。
こうしたルールは、表を眺めているだけでは気づきにくく、日頃その表を運用している人に聞かなければ分かりません。Excel管理をやめる前に、まずこうした「表の裏側」を洗い出しておくことをおすすめします。
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